档案是企业生产、经营、管理活动真实记录,是企业有形资产凭证和无形资产组成要素。用数字化技术提效档案管理,有助于保障企业生产、经营和管理持续开展,提升企业竞争力。

一、政策倡导档案数字化,多痛点需破解

多年以来,国家档案局会同相关部门出台了众多法规标准,包括:环境保护档案管理办法、会计档案管理办法、审计机关审计档案管理规定、高等学校档案管理办法、社会保险业务档案管理规定(试行)等,而对档案管理数字化建设,更是屡屡提及:

2017年,《企业数字档案馆(室)建设指南》印发,指出:企业数字档案馆(室)基础设施建设应充分考虑档案信息安全、保密的需要,尽量选择技术上自主可控的设施设备。

2021年,《“十四五”全国档案事业发展规划》,明确提出要创新档案业务监督指导方式,深入开展企业数字档案馆(室)建设,完成50家企业集团数字档案馆(室)建设试点。

2022年,国家档案局启动档案行业标修订,立项重点确定为以下三大领域:1、档案信息化建设方面;2、档案基础业务及实践急需方面;3、采用国际标准、国外先进标准方面。

2024年,《中华人民共和国档案法实施条例》公布,文件指出:加强办公自动化系统、业务系统归档功能建设,并与电子档案管理信息系统相互衔接,实现对电子档案的全过程管理。电子档案管理信息系统应当按照国家有关规定建设,并符合国家关于网络安全、数据安全以及保密等的规定。

越来越多的政企单位,将档案管理信息化纳入IT规划中,通过数字化系统管理档案,成为众多组织的共识,但各家水平不一。传统档案管理还有很多痛点亟需解决:

归档效率低:文档分散多部门、多系统,易丢失,人工收集效率低,影响应归尽归;

整编难度大:档案类别多、编号复杂,整编工作量大,人工处理成本高,更易出错;

查询速度慢:档案查询流程慢、文件无关联,搜索查阅周期长、不精准,影响业务;

存用风险高:加密手段少、库房无监控、安全执行不到位,档案存贮利用风险难控;

处理任务重:历史存量档案多,尤其纸质档案数字化处理任务重,亟需智能化助力;

业务集成难:档案与项目、财务等系统没有打通,业档融合度低,影响归档与利用;

数据分析少:档案管理数据分析维度少,呈现不直观,不利于决策支持与管理优化。

二、全栈信创数智化档案管理平台特点

蓝凌全栈信创数智化档案管理平台,以档案管理标准化及智能化为核心建设方向,覆盖档案收、整、存、用全业务流程场景,集成多业务系统,支持纸电混合模式,适配国产化软硬件,满足中大型组织档案管理数字化升级需求,助力组织打造新质生产力。

蓝凌全栈信创数智化档案管理平台,具有以下特点:

1、全门类管理:满足人事、会计、项目、合同、科技、审计等多类档案管理,支持文书、声像档案等介质,实现档案应归尽归。

2、全流程管理:覆盖档案“收整存用”全业务流程,实现档案统一存储和全程数字化管理,让档案管理提效率、降成本、固安全。

3、全级次应用:实现集团全级次企业档案集中式管理,支持从总部到下级企业的分级分权管理,支撑档案管理制度的统一执行。

4、全栈化信创:支持从芯片、操作系统、数据库到中间件、浏览器等的国产化软件更适配,助力档案管理体验更好,安全可靠。

5、一体化集成:标准接口平台无缝集成OA、eHR、ERP、财务、合同等系统,提效业档一体化管理,让档案管理高效赋能业务。

6、智能化协同:支持档案智能收集、智能检测、智能归档、智能预警、智能库房、档案大脑等应用,减少人工操作,提效降本。

7、多模式管理:满足企业纸质档案、电子档案、纸电混合等模式管理,支持存量纸质档案数字化处理、档案库房智能化管理等。

蓝凌全栈信创数智化档案管理平台,架构先进,系统稳定性强、性能可伸缩、应用可拓展,通过低代码技术,可随需搭建个性化应用,实现档案管理创新。

三、档案管理典型应用

蓝凌档案管理平台,支持自动归档、四性检测、档案加密、智能整编、实体管理、归档移交、档案关联、库房管理、档案搜索、档案借阅、档案处理、档案数据、档案门户等应用。

1、档案收集

线下收集:功能全,便捷高效。满足单份、多份及大批量文件的收集需求,支持单条数据录入、条目批量添加、条目批量导入、原文批量挂接。满足多种上传方式:大文件分片上传、断点续传、秒传,支持对已归档的档案进行二次附件上传。可根据实际需要开启文件加密。

线上收集:支持与各类业务系统集成,让公文系统、人事系统、项目管理、财务管理等业务系统产生的各类文件可自动归档到档案系统,减少人力成本。

四性检测:根据《DA/T 70-2018文书类电子档案检测的一般要求》要求,支持对档案的真实性、可用性、安全性、完整性进行检测,并生成检测报告;自定义配置检测项,满足企业个性化管理需求。

2、档案整编

档案整编:根据实际业务需求配置规则,实现自动排序、自动组件、组卷等功能;按实体管理规则进行装盒管理,降低档案管理人员工作量;支持批量修改、条目合并、拆分等功能。

档案编研:可对原始档案资料系统化、专题化地编研,深度挖掘档案价值,包括对大事记、组织沿革等进行编研管理,支持编研成果输出、发布利用等。

3、档案保存

实体管理:包括档案盒状态管理、上下架、条码管理;支持在线打印各类标签,降低档案管理人员工作量;具有剪切、排序、批量修改、批量上传、批量下载等更多功能。

归档移交:可对已归档文件进行跨全宗或跨项目移交;包括部门向公司移交、项目公司向总公司移交、公司向公司间移交、移交全套项目资料至城建档案馆、移交至上级单位或总部等。

档案关联:支持建立同一件归档文件不同载体间或是文件间关联关系,让档案检索更准确。

库房管理:覆盖库房日常管理(硬件设备、温湿度记录、安检记录等)、存放位置管理(建立库房存放位置索引,方便上下架)、虚拟库房(模拟档案库房,直观查看各全宗内库房及档案存放情况),实时监控更安全、管理库房更便捷。

4、档案利用

档案检索:多种检索方式,确保用户可快速找到档案。支持文件级检索、案卷级检索、专题检索、条件检索(按项目、分类、知识标签、时间等)、全文检索(OCR私有化部署)、高级搜索、递进式搜索、语义联想检索等,精准度更高。

档案借阅:支持多种借阅类型(在线查阅、下载原文、借阅原件、领用原件),借阅审批流程支持与OA系统集成。如果借阅实体档案,需凭领取码到档案管理部门去领取,领取时档案管理员需进行领取登记。

在线利用:包括文件浏览、下载、打印等,支持无插件化电子文件浏览技术,可根据用户权限,实现在线浏览;支持自动生成屏幕水印,保证档案利用安全可控,降低数据泄漏风险。

档案脱敏:可多种方式对档案进行脱敏处理,包括条目信息脱敏:密级控制(无法查找);条目字段信息受控;关键词替代等。电子文件脱敏支持双文件存储、涂改、水印等。

5、档案处理

到期提醒:档案录入时可填写到期日期,系统会提前一个月(提醒时间可自定义)提醒档案管理员,确保文件得到及时处理;对证照到期要变更、合同到期要续签的情况尤其重要。

鉴定销毁:系统提醒档案管理员对到期档案进行鉴定,对于无存档价值的档案发起销毁申请,销毁的档案自动赋予“已销毁”标识,同时归入档案销毁库,销毁的档案不能检索和利用。

6、档案统计

档案统计:具备档案移交统计、室藏统计、借阅统计、利用统计、电子容量统计等多维度统计分析能力,可根据全宗、分类、保管期限、日期等进行统计分析。

数据看板:支持数据多图表可视化呈现,包括数据看板、数据大屏等,让数据分析更直观,档案库存、利用情况等全面掌控,助力管理者决策与档案管理工作持续优化。

6、档案门户

支持多类档案门户应用,针对普通用户,聚合档案动态、快捷入口、待办事项、通知公告、编研成果、热议话题、管理制度、行业动态、政策法规、在线提问等模块。

针对档案管理员,门户聚合数据总览、快捷入口、待办事项、通知公告、归档情况、借阅情况、热搜榜等模块,方便档案系统管理与运营。

四、全栈信创数智化档案管理平台价值

1、提升档案管理效率:与业务系统打通接口,线上实现全自动归档,节省人工,提高效率。

通过智能检测、合规审核、自动整编、流程审核、数据洞察等,提效管理,助力决策;

2、规范档案业务流程:符合国家、行业标准,支撑管理制度流程E化,保障所有管理行为标准化;通过系统的辅助,进一步规范档案业务流程,让档案应归尽归、管理全面合规。

3、规避档案存用风险:完整权限设计、审批制确保档案归档、借出等环节责任到人,操作更合规;库房监控、档案脱敏、数据加密等多种方式,保障存用过程中的安全,降低风险。

4、助力组织数智转型:提升档案数字化水平,充实企业数字化生态,为转型创新提供更多支撑;改善档案管理数字化用户体验,形成数字档案人人用的习惯,培养企业新质生产力。

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